Nieuwsbriefmedezeggenschap.nl | Jaarplan wordt voor bureaula gemaakt

dinsdag, 31 januari 2012 13:23

In de jaarlijkse cycli van documenten neemt het jaarplan - naast de begroting - altijd een belangrijke plaats in. Het bevat immers de voornemens van afdelingen, locaties en organisaties voor activiteiten in het komende jaar. De OR gebruikt de plannen vaak om zijn vroegtijdige betrokkenheid bij de voorgenomen besluiten te regelen, maar van de meeste plannen komt helemaal niets terecht. Dat blijkt uit Wendbaarheidsonderzoek dat door een managementorganisatie is uitgevoerd. Daaruit blijkt dat maar de helft van de plannen in de praktijk wordt gebruikt. De andere helft komt in de bureaula of archiefkast terecht. De OR kan met de bestuurder afspreken dat het maken, uitvoeren en - vooral - evalueren van de jaarplannen besproken wordt in de overlegvergadering. Op die manier zorgt de ondernemingsraad ervoor dat de plannen óp het bureau komen en niet in de la.

Bij meer dan een kwart van de organisaties blijven de plannen in de kast liggen en bij een iets minder deel is onduidelijk in hoeverre de plannen daadwerkelijk gebruikt worden. De onderzoekers hebben uitgezocht hoe ondernemingen en overheid met de planningscyclus omgaan, maar ook met de manier waarop ze doelen stellen. Houden ze rekening met externe ontwikkelingen, bevatten de plannen verschillende scenario’s voor positieve of negatieve ontwikkelingen. Ze keken ook naar de mate waarin de plannen op de werkvloer bekend waren en of medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt om de plannen uit te voeren.

Werkvloer nauwelijks betrokken bij het maken van plannen
De onderzoekers vonden dat in slechts 9 procent van de organisaties een jaarplan werd gemaakt dat rekening houdt met de toekomst. In deze plannen werd rekening gehouden met goed en slechte tijden. Minder dan de helft van de ondernemingen maakt een plan door zowel top down als bottom up informatie te gebruiken. In maar 28 procent wordt het plan vervolgens ook daadwerkelijk gebruikt. In maar 15 procent van de gevallen wordt het plan naar afdelingsniveau doorgezet en uiteindelijk geeft maar 9 procent van de werknemers aan dat hem bekend is wat er - op basis van het jaarplan - wordt verwacht.

Magere flexibiliteit van organisaties
Uit het onderzoek blijkt dat maar 16% van de organisaties in Nederland is duurzaam wendbaar en klaar voor veranderingen nu, of in de toekomst. Bijna de helft van de organisaties voorziet enkel in wendbaarheid op de korte termijn, maar is onvoldoende bedacht op verandering in de toekomst. Ruim een derde heeft een flinke inhaalslag te maken op het gebied van wendbaarheid. Industrie maakt beter plannen dan overheid/non-profit De Industrie is volgende de onderzoekers beter toegerust op de toekomst dan overige branches. Ze heben hun kennismanagement en HR-beleid beter op orde. Toch is het hier nog maar magertjes, want het percentage komt niet hoger dan 22 procent. De overheid/nonprofit heeft de grootste inhaalslag te maken. Bijna de helft is onvoldoende wendbaar en is niet ingericht op plotselinge veranderingen.

Wat kan de OR doen?
De ondernemingsraad kan met de bestuurder de planvorming, uitvoerig en evaluatie in de overlegvergadering bespreken. Vooral de evaluatie is daarin belangrijk, omdat het - als het goed is - antwoorden geeft op de wijze waarop er met de plannen is gewerkt. De raad kan natuurlijk ook toezien op deugdelijke communicatie en betrokkenheid van de werkvloer bij de totstandkoming en uitvoering van de plannen. Interessant bespreekpunt is natuurlijk ook de vraag of de plannen wel voldoende rekening houden met de verschillende scenario’s van wind mee of wind tegen. Is de organisatie voldoende wendbaar? En als dat niet het geval is: hoe worden de plannen in het vervolg wel daarop uitgewerkt?

Schrijf u in voor onze gratis nieuwsbrief!